PERSONELLES

Mitarbeiterwechsel: Tipps für den gelungenen Aus- und Eintritt

Ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen? Sie haben eine neue Fachkraft gefunden? Vor dem letzten oder dem ersten Arbeitstag müssen einige Dinge geklärt und organisiert werden.

 

Ist eine Kündigung beschlossene Sache, wird zunächst das gesetzlich korrekte Vertragende anhand der geltenden Kündigungsfristen festgelegt. Mit dem Ferienguthaben und Überzeiten verrechnet ergibt sich daraus der letzte Arbeitstag. Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter den Ablauf seiner verbleibenden Zeit im Unternehmen und die Übergabe seiner Aufgaben. Informieren Sie die übrigen Mitarbeiter und zu gegebener Zeit auch die Kunden und Partner Ihres Unternehmens. Wichtig ist zudem, den austretenden Mitarbeiter über rechtliche Auswirkungen bezüglich Unfallversicherung, einer allfälligen Kollektiv-Krankenversicherung und der Pensionskasse zu informieren – am besten schriftlich. Die Nichtberufsunfallversicherung ist noch 31 Tage über das Austrittsdatum hinaus gültig. Wenn der Mitarbeiter nicht an einer neuen Arbeitsstelle gegen Nichtberufsunfall versichert ist, sollte er bei seiner Krankenkasse seinen Versicherungsschutz anpassen. Was die Pensionskasse anbelangt, werden die Freizügigkeitsleistungen an die Vorsorgeeinrichtung des neuen Arbeitgebers oder aber an eine Freizügigkeitseinrichtung überwiesen.

 

Der letzte Arbeitstag
Vereinbaren Sie ein Austrittsgespräch, bei dem der Mitarbeiter seinen Schlüssel oder Badge und firmeneigene Materialien zurückgibt und Sie ihm sein Arbeitszeugnis überreichen. Auf Letzteres hat der Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch. Achten Sie darauf, dass es sorgfältig und nach den gesetzlichen Vorgaben ausgestellt ist.
Nach dem Austritt des Mitarbeiters Die letzten Aufgaben des Arbeitgebers bestehen in der Aktualisierung des Personaldossiers sowie der Anpassung des Organigramms und der Angaben auf der Firmenwebsite. Aktualisieren Sie das Telefonverzeichnis und löschen Sie Passwörter und Zugriffsberechtigungen. Stoppen Sie die automatisierte Lohngeldzahlung.

 

Der neue Mitarbeiter
Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, benötigen Sie sämtliche Daten des künftigen Mitarbeiters wie AHV-Nummer oder Bahnverbindung, gegebenenfalls auch einen gültigen Ausländerausweis. Vergessen Sie nicht, das Jobinserat von Online-Kanälen zu entfernen. Jetzt können Sie bereits die Mitarbeiter Ihres Unternehmens über den Neuzugang informieren und das Personaldossier anlegen.

 

Arbeitsplatz vorbereiten
Ist der Arbeitsplatz am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters vollständig eingerichtet, fühlt dieser sich willkommen und schnell als Teil des Teams. Dies umfasst den E-Mail-Account genauso wie funktionierende Hard- und Software, Schreibmaterial usw. Im Vorfeld sollten auch bereits allfällige Arbeitskleidung, ein Schlüssel oder Badge bis hin zu den Visitenkarten organisiert werden. Planen Sie ausserdem ein Einführungsprogramm und bestimmen Sie eine Ansprechperson, die für ihn zuständig ist.

 

Der erste Arbeitstag
Der erste Arbeitstag beginnt mit dem Empfangsgespräch: Es umfasst u. a. Informationen zum Unternehmen, zum Aufgabengebiet und zu Versicherungspflichten und -schutz sowie die Besprechung des Einführungsprogramms. Bei einem Rundgang im Unternehmen lernt der neue Mitarbeiter die Örtlichkeiten kennen und wird den anderen Mitarbeitern vorgestellt. Ein gemeinsames Mittagessen mit den Teamkollegen unterstützt die Eingewöhnung.

 

Bis zur Probezeit
In der zweiten Woche sollte der neue Mitarbeiter die ersten wichtigen Aufgaben selbstständig erledigen können, bis spätestens nach der vierten Woche alle wichtigen Zusammenhänge erkennen können und die Kernaufgaben beherrschen. Führen Sie in regelmässigen Abständen Gespräche, um die Kenntnisse und Arbeiten kontrollieren zu können und auch, um von ihm Rückmeldungen zu erhalten. Vereinbaren Sie unbedingt zum Ende der Probezeit ein Probezeitgespräch, in dem Sie festhalten, ob die gegenseitigen Erwartungen erfüllt wurden und ob das Anstellungsverhältnis fortgeführt werden soll. Sinnvollerweise werden die Ergebnisse aus diesem Gespräch protokolliert und dem Personaldossier beigefügt.

TIPP:
Neu: Stellenmeldepflicht
Seit dem 1. Juli 2018 gilt eine Stellenmeldepflicht für Berufsarten, in denen die Arbeitslosenquote mehr als 8 % beträgt; ab 2020 beträgt der Schwellenfunktionierendewert 5 %. Weitere Informationen sowie die Liste mit den meldepflichtigen Berufsarten finden Sie auf der Website des Staatssekretariats für Wirtschaft www.seco.admin.ch, Stichwort: Stellenmeldepflicht.

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