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Digitalisierung: Schritt für Schritt zu mehr Wettbewerbsfähigkeit

Neue Technologien eröffnen neue Möglichkeiten. Das gilt auch für die Digitalisierung. Sie gibt Ihrem Unternehmen die Chance, bestehende Angebote zu hinterfragen, neue Leistungen zu evaluieren und Arbeitsprozesse zu optimieren. 

 

Als Ausgangspunkt für die Digitalisierung empfiehlt sich eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Analyse. In deren Zentrum stehen Aspekte wie die Entwicklung der Kundenbedürfnisse, die Auswahl der geeigneten Technologien, aber auch die Frage, welche neuen Anforderungen auf Ihre Mitarbeitenden zukommen. Wichtig für die Planung sind natürlich die Kosten. Legen Sie frühzeitig ein Polster an. Bei aller konzeptionellen Sorgfalt spricht nichts dagegen, in einigen Bereichen schon jetzt den Schritt zum digitalen Arbeitsprozess einzuleiten. Denn viele Anwendungen der Digitalisierung sind mittlerweile im Unternehmensalltag angekommen und haben sich bewährt, wie die nachfolgenden Beispiele zeigen. 

 

Cloudlösungen 

Viele Unternehmen nutzen für Programme und Daten bereits externe Speicherkapazitäten. Um die Aktualisierung wirtschaftung von IT-Komponenten kümmert sich der IT-Partner. Ein weiterer Vorteil: Auch von unterwegs kann man auf die Firmendaten zugreifen. Tipp: Mit Blick auf die Datensicherheit ist es wichtig, dass der Sitz und Rechenzentrum des gewählten Anbieters in der Schweiz liegen. 

 

Web-Applikationen 

Damit interne und externe Beteiligte an den gleichen Daten arbeiten können, sind digitale Plattformen entscheidend. Arbeitsabläufe lassen sich so effizienter gestalten: der Austausch zwischen Buchhaltung und Treuhänder, Marketingplaner und Werbeagentur, zwischen Produktionschef und externem Produktentwickler. 

 

Elektronische Aufbewahrung 

Sie brauchen Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Korrespondenz heute nicht mehr in Papierform aufzubewahren. Durch digitale Archivierung sparen Sie Druck- und Papierkosten, aber auch wertvollen Platz. Allerdings müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit die elektronische Aufbewahrung regelkonform ist. Beispielsweise dürfen Ihre Unterlagen nicht nachträglich abgeändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Dies kann mithilfe ei- ner digitalen Signatur bewerkstelligt werden. Wichtig bei der elektronischen Archivierung ist auch die Dokumentation der Abläufe, Verfahren und Zuständigkeiten. 

 

E-Rechnung 

Von einem elektronischen Archiv ist der Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung nicht mehr weit. Immer mehr KMU verringern ihren administrativen Aufwand, indem sie auf E-Rechnungen umstellen. E-Rechnungen empfangen Sie dort, wo Sie diese bezahlen – direkt in Ihrem E-Banking. Wichtig zu wissen: E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden. Durchs Ausdrucken geht die Signatur verloren, die in rechtlichen und (mehrwert-)steuerlichen Belangen unerlässlich ist. 

 

Zahlungsverkehr 

Eine Umstellung, die Sie sehr bald angehen müssen, betrifft die Änderungen im Schweizer Zahlungsverkehr. Bis 2020 wird dieser schrittweise modernisiert und an internationale Standards (ISO 20022) angepasst. Die heute gebräuchlichen Einzahlungsscheine werden durch einen Einheitsbeleg mit QR-Code abgelöst. Ab 2019 verschicken Rechnungssteller die neuen QR-Rechnungen. Durch die automatische Abstimmung mit der Buchhaltung und die einfacheren Prozesse lassen sich Kosten einsparen, zumal die Rechnungen auf jedem handelsüblichen Drucker erstellt werden können. 

 

EasyGov 

Auch die öffentliche Hand erbringt ihre Dienstleistungen für Unternehmen zunehmend in digitaler Form. Eine gute Anlaufstelle ist der Online-Schalter EasyGov. Er bündelt, beschleunigt und optimiert verschiedene administrative Verfahren. Firmengründungen, die Anmeldungen bei der AHV, der Mehrwertsteuer und der Unfallversicherung sowie beim Handelsregister sind bereits heute möglich. Auch bereits bestehende Unternehmen können zahlreiche Behördengänge elektronisch erledigen, allen voran die verschiedenen MWST-Transaktionen wie Fristverlängerungen oder MWST-Abrechnung. Bis Ende 2019 wird das Angebot kontinuierlich ausgebaut, sodass dann die gefragtesten Behördengänge zur Verfügung stehen. 

Zum Online-Schalter für Unternehmen: www.easygov.swiss. 

 

 

Tipp:

Online-Abrechnung der MWST wird Standard 

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) stellt Ihnen für den elektronischen Geschäftsverkehr das Portal «ESTV SuisseTax» zur Verfügung: Hierüber reichen Sie Ihre MWST-Abrechnung bequem online ein. Die Nutzung des Portals ist einfach: Sie werden automatisch daran erinnert, die nächste Abrechnung einzureichen, können jederzeit den Geschäftsverlauf überwachen, online Korrekturen vornehmen oder Originalabrechnungen einsehen. Als Teil der E-Government-Strategie des Bundes wird die Online-Abrechnung der neue Standard für die MWST- Abrechnung sein. Bald wird somit das Papierformular abgelöst. Nur in Ausnahmefällen wird es in Zukunft möglich sein, dieses bei der ESTV zu bestellen und einzureichen. 

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